Checklist Pengadaan Seragam Perusahaan untuk HRD dan Procurement

Pengadaan seragam perusahaan melibatkan banyak pihak: HRD yang mendata karyawan, General Affairs yang mengatur jadwal, procurement yang memilih vendor, dan bagian keuangan yang membutuhkan dokumen pajak. Tanpa urutan kerja yang jelas, proses ini mudah molor dan hasilnya tidak sesuai harapan.

Checklist berikut membantu tim HRD dan procurement menyiapkan pengadaan seragam dari awal hingga seragam dibagikan.

1. Tentukan Kebutuhan dan Anggaran

• Jenis seragam: kemeja PDH/PDL, polo shirt, wearpack, rompi, jaket, atau seragam security.
• Jumlah karyawan per divisi dan jumlah potong per orang.
• Anggaran per potong dan total anggaran.
• Tanggal seragam harus sudah dipakai, misalnya ulang tahun perusahaan atau awal tahun anggaran.

2. Siapkan Spesifikasi Desain

• File logo perusahaan dalam resolusi tinggi atau format vektor.
• Warna sesuai identitas perusahaan, sebaiknya dengan kode warna.
• Posisi logo dan tulisan, misalnya dada kiri, lengan, atau punggung.
• Detail tambahan: scotlight, saku, kancing, atau nama karyawan.

3. Pilih Vendor dengan Kriteria yang Jelas

Bandingkan beberapa vendor dengan kriteria yang sama, bukan hanya harga:

• Legalitas usaha: NIB, NPWP, dan kemampuan menerbitkan faktur pajak (PPN).
• Portofolio klien perusahaan atau instansi sejenis.
• Ketersediaan sampel fisik sebelum produksi massal.
• Kapasitas produksi dan jadwal yang realistis.
• Garansi untuk cacat jahitan atau ketidaksesuaian ukuran.

4. Setujui Sampel dan Tanda Tangani SPK

Mintalah satu sampel jadi untuk dicek manajemen: warna kain, fitting, dan kerapian bordir logo. Setelah sampel disetujui, tuangkan spesifikasi, jumlah, harga, jadwal produksi, jadwal pengiriman, dan ketentuan garansi dalam Surat Perintah Kerja (SPK). SPK menjadi acuan bersama jika ada perbedaan di kemudian hari.

5. Data Ukuran Karyawan dengan Rapi

Gunakan tabel ukuran dari vendor dan satu formulir per divisi. Jika memungkinkan, sediakan seragam contoh untuk dicoba karyawan. Tambahkan cadangan kecil untuk karyawan baru atau salah ukur, agar tidak perlu memesan ulang dalam jumlah sedikit.

6. Periksa Barang Saat Diterima

• Cocokkan jumlah per ukuran dengan rekap pesanan.
• Cek sampel acak untuk warna, jahitan, dan bordir.
• Laporkan ketidaksesuaian sesuai batas waktu garansi di SPK.
• Pastikan invoice, faktur pajak, dan berita acara serah terima lengkap untuk keperluan audit.

Agrilux Indonesia untuk Pengadaan Seragam Perusahaan

Agrilux Indonesia berpengalaman sejak 2011 menangani seragam kerja untuk perusahaan dan instansi. Kami berbadan hukum resmi, dapat menerbitkan faktur pajak, invoice, dan SPK, menyediakan sampel fisik sebelum produksi, serta mengirim gratis ke kantor Anda di wilayah Jabodetabek.

Lihat informasi lengkapnya di halaman konveksi seragam kerja kantor dan perusahaan Agrilux, baca juga panduan memilih bahan seragam kerja kantor, atau diskusikan rencana pengadaan Anda melalui WhatsApp.

Konsultasi Pengadaan Seragam via WhatsApp